Effiziente Verwaltungsprozesse im Rettungsdienst: DRK Heidenheim-Ulm setzt auf DocuWare
Schnelle Reaktionszeiten, höchste Verlässlichkeit und eine klare Struktur sind für den Rettungsdienst essenziell – auch im
administrativen Bereich.
Die DRK-Rettungsdienst Heidenheim-Ulm gGmbH optimiert ihre internen Abläufe mit der Einführung des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) DocuWare und profitiert dabei von standortübergreifender Verfügbarkeit, beschleunigten Workflows und rechtssicherer Archivierung. Unterstützt wurden sie bei der Umsetzung von der NOBIX, die sie durch alle Schritte des Projekts begleitet hat.
Laut Florian Hägele, Fachbereichsleiter IT/EDV, bietet DocuWare einen entscheidenden Vorteil für die standortübergreifende Verwaltung. Besonders hilfreich sei die Volltextsuche, mit der relevante Dokumente schnell auffindbar seien.
Die DRK-Rettungsdienste in Ulm und Heidenheim, die 2017 fusionierten, bewältigen mit rund 400 Mitarbeitenden jährlich etwa 85.000 Einsätze. Unterstützt wird die Einsatzorganisation durch eine effiziente Verwaltung mit 25 Mitarbeitenden. Neben der Branchensoftware CareMan setzt der Träger jetzt auch auf DocuWare als zentrale Lösung für das digitale Dokumentenmanagement. Die Implenentierung erfolgte in enger Zusammenarbeit mit der NOBIX Group, die durch ihre Expertise in diesem Bereich das nötige Know-How mit sich brachte.
Integration in bestehende Systeme – strukturierte Rechnungsprüfung
Die Lösung wurde schrittweise eingeführt: Zunächst wurden sämtliche Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Bestellformulare in DocuWare archiviert und über intelligente Indexierung verschlagwortet. Anschließend erfolgte die Integration eines digitalen Workflows für die Rechnungsprüfung. Dieser umfasst sämtliche Stationen – vom Scannen im Sekretariat über die fachliche Prüfung bis zur finalen Freigabe in der Finanzbuchhaltung.
Auch per E-Mail eingehende Rechnungen werden automatisch übernommen. Gleichzeitig generiert das System einen Buchungssatz zur Weiterverarbeitung in DATEV. Die NOBIX Group unterstützte hier sowohl bei der technischen Umsetzung als auch bei der Gestaltung der Workflows.
DocuWare ist darüber hinaus sowohl in DATEV als auch in CareMan vollständig integriert. Sämtliche Ausgangsrechnungen werden automatisch revisionssicher archiviert und sind auf Knopfdruck verfügbar.
Digitalisierung von Personalprozessen
Im nächsten Schritt digitalisierte die DRK-Rettungsdienst Heidenheim-Ulm gGmbH mit unserer Unterstützung auch den Bewerbungsprozess. Bewerbungsunterlagen, die per Mail eingehen, werden vollständig in DocuWare gespeichert und über einen definierten Workflow an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet. Diese können direkt reagieren – etwa durch Versand einer Einladung oder Absage per Mausklick. Der gesamte Prozess erfüllt gleichzeitig die Anforderungen der DSGVO.
Standortunabhängiger Zugriff als Erfolgsfaktor
Die Vorteile der digitalen Lösung zeigten sich besonders in der Corona-Pandemie: Mitarbeitende im Homeoffice konnten problemlos auf relevante Dokumente zugreifen. Auch für die tägliche Arbeit ist die standortunabhängige Verfügbarkeit ein großer Pluspunkt – beispielsweise bei der Angebotserstellung, Projektkalkulation oder Rückfragen zu vorangegangenen Dienstleistungen.
Zukunftssichere Lösung mit Perspektive
Die Einführung des digitalen Bewerbermanagements war ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zur digitalen Transformation der
Verwaltungsprozesse. Aufbauend auf diesen Erfahrungen begleitet die NOBIX Group nun auch die nächste Ausbaustufe des Projekts: die Implementierung der digitalen Personalakte.
Die Lösung lässt sich nahtlos in die bestehende IT-Systemlandschaft integrieren und kann flexibel an neue Anforderungen angepasst werden – ideale Voraussetzungen für eine moderne, zukunftsfähige Personalverwaltung im Rettungsdienst.